PENGADAAN SUMBER DAYA YANG BERKUALITAS

PENGADAAN SUMBER DAYA YANG BERKUALITAS

Oleh : PAIDI

(Mahasiswa S3 TP UNJ Kelas B)

Salah satu tantangan nyata yang dihadapi  oleh umat manusia di masa depan adalah bagaimana menciptakan  organisasi yang semakin beraneka ragam secara efektif, efisien, produktif serta sumber daya manusia yang berkualitas (Siagian, 2012: 25-26).  Kondisi tersebut memberikan isyarat bahwa dimasa mendatang dibutuhkan sumber daya manusia (SDM) yang memiliki kualitas. Salah satu tolok ukur kualitas SDM adalah SDM yang memiliki kompetensi. Menurut Basuki Wibawa (2005: 268) kompetensi merupakan “bagian kepribadian yang mendalam dan melekat kepada seseorang serta perilaku yang dapat diprediksi pada berbagai keadaan dan tugas pekerjaan”. SDM juga dapat diartikan sebagai potensi manusia yg dapat dikembangkan untuk proses produksi (kbbi.web.id). SDM yang dimaksudkan disini adalah semua tenaga kerja yang mengelola unit usaha/organisasi/lembaga/instusi maupun perusahaan. Dengan SDM ini yang berkualitas inilah, apapun bentuk usaha, bentuk kantor/instansi/lembaga/ perusahaan akan dapat menjalankan usaha dan lembaganya secara efektif, efisien dan produktif. Guna mewujudkan kondisi ideal tersebut masih dibutuhkan perhatian dan pengelolaan SDM yang baik, mengapa? Karena belakangan ini, dunia industri tidak hanya butuh banyak tenaga kerja di tingkat operator, tetapi ternyata juga di tingkat menengah, seperti supervisor dan manajer  (www.kemenperin.go.id)

Ivancevich & Konopaske (2013: 46) menyatakan “Global competition  has become so intense that HRM professionals are now  being asked by their  firms to optimize the skill, talents, and creativity of very employee”. Pada kondisi persaingan global telah menjadi begitu kuat, profesional HRM sekarang sedang diminta oleh perusahaan mereka untuk mengoptimalkan keterampilan, bakat, dan kreativitas karyawan. Untuk mamaksimumkan target sebuah usaha oleh sebuah organisasi membutuhkan SDM yang memiliki keterampilan untuk mengelola organisasi tersebut sehingga dapat meningkatkan produksi suatu industri yang pada gilirannya akan dapat meningkatkan laba bagi perusahaan yang bersangkutan. Mengingat begitu pentingnya peranan SDM dalam sebuah organisasi maka pengelolaannya perlu mendapatkan perhatian yang seksama diantaranya pengadaan SDM.  Noe at all (2012:254) menyatakan bahwa ada 5 dimensi personal yang diperlukan untuk membentuk SDM yang baik yaitu  “...reseach suggests that there are five major dimensions of personality, known as the big five (1) extroversion  (2) adjusment, (3) agreeableness, (4) conscientiousness, (5) opennes to experiences”. Penelitian menunjukkan bahwa ada lima dimensi utama kepribadian, yang dikenal sebagai lima besar (1) ekstroversi (2) penyesuaian, (3) keramahan, (4) hati nurani, (5) keterbukaan terhadap pengalaman.

Pentingnya Analisa Jabatan

            Analisa jabatan merupakan proses pengumpulan informasi mengenai suatu jabatan yang dilakukan oleh seseorang pekerja. Dengan mengetahui  jumlah dan kualitas jabatan dalam sebuah organisasi selanjutnya akan membantu top manajemen dalam merencanakan kebutuhan pemenuhan SDM (Gomes, 2003: 91). Kegiatan analisa jabatan juga merupakan suatu tahapan penting dalam proses pengadaan SDM. Analisa jabatan mendukung aktivitas perekrutan SDM yang mempunyai kecenderungan untuk : (1) mengurangi pengeluaran dan meningkatan produktivitas; (2) mempertahankan pegawai yang memiliki kompetensi terbaik; (3) memberikan jaminan permasalahan masyarakat terkait ketenagakerjaan dengan memberikan jaminan hukum dan (4) meningkatkan kerjasama personil pada pengelola SDM, manager lini dan pegawai (Jackson, Schuler & Werner (2010:244-250).

Pentingnya perencanaan SDM

Guna menghasilkan SDM yang memiliki keterampilan dibutuhkan perencanaan yang baik pada proses perekrutan maupun proses peningkatan kompetensi bagi SDM yang sudah bekerja. Perencanaan SDM membutuhkan pengetahuan langkah-langkah tetentu bagi pimpinan untuk menempatkan SDM pada posisi yang tepat agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan tepat (Siagian, 2012: 41). Lebih lanjut terkait dengan perencanaan ini Basuki Wibawa (2005: 80) menyatakan bahwa “....perencanaan berfungsi untuk : (1) pedoman pelaksanaan dan pengendalian; (2) menghindari pemborosan sumber daya; (3) alat bagi pengembangan  quality of assurance dan 4) upaya untuk memenuhi akuntabilitas kelembagaan. Warner & Davis (1989) dalam Notoatmodjo (2009: 96) menyebutkan “human resources planning (HRP) : systematically forcast and organization’s future demand for, and supplay of employees”. Perencanaan SDM adalah suatu perkiraan yang sistematik tentang kebutuhan dan pengadaan atau pasokan tenaga kerja /pegawai. Keuntungan perencanaan SDM adalah  (1) mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia; (2) menyesuaikan kegiatan tenaga kerja dengan tujuan organisasi; (3) membantu program penarikan tenaga dari bursa atau pasar tenaga kerja secara baik; (4) pengadaan tenaga kerja baru secara ekonomis; (5) dapat mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan manajemen SDM dan (6) mengembangkan sistem manajemen SDM (Notoatmodjo. 2009: 97)

     Berdasarkan pada pendapat tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan suatu tahapan awal yang dapat memperlancar proses pengadaan SDM. Dengan adanya perencanaan maka pemenuhan kebutuhan SDM dapat dipenuhi dalam rangka meningkatakan produktivitas suatu organisasi atau perusahaan. Hal ini sejalan dengan pemikiran Stanton & Kare (1991) dalam Suwatno dan Priansa (2011: 53) bahwa pengelolaan sistem perencanaan SDM adalah untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan dan aktivitas perencanaan SDM berjalan dengan tepat dan sesuai dengan harapan. Berikut bagan yang dapat menunjukkan faktor-faktor yang akan mempengaruhi pengadaan pegawai

Sumber :    Perekrutan dan Pemertahanan dalam Sistem Manajemen SDM terintegrasi (Jackson, Schuler & Werner, 2010:252)

Pengadaan (Supplay) SDM

Setelah melalui tahapan perencanaan SDM, langkah selanjutnya adalah mengisi lowongan pekerjaan yang dapat dipenuhi dari 2 sumber yaitu : (1) berasal dari karyawan yang ada di dalam organisasi alih tugaskan atau dipromosikan dan (2) dari luar oganisasi yaitu orang-orang yang berasal dari luar organisasi (Notoatmodjo, 2009:102). Lebih lanjut Notoatmodjo (2009: 102 – 103) menjelaskan bahwa supplay SDM secara  internal dapat dilakukan dengan cara : (1) inventarisasi SDM, yaitu menghitung jumlah SDM, membuat daftar keterampilan karyawan dan jenis-jenis kemampuan yang belum dimiliki karyawan; (2) bagan penempatan (replacement chart), penyajian secara visual tentang penggantian karyawan dan pengisian lowongan pekerjaan. Cara ini jg untuk mengetahui karyawan mana yang siap untuk dipromosikan, (3) analisis Markov, secara umum ada 5 penggantian karyawan yaitu pindah, naik pangkat, turun pangkat, keluar dan perubahan kemampuan akibat pendidikan dan pelatihan. Model Markov ini membutuhkan data beberapa waktu lalu, kemudian dirata-ratakan guna mengetahui propabilitas yang dapat meramalkan supplay SDM. Perkiraan supplay eksternal didasarkan pada informasi seperti iklan-iklan di media masa, publikasi, bursa tenaga kerja, lembaga pendidikan dan pelatihan dsb.

Suatu kenyataan bahwa sebuah organisasi maupun perusahaan sangat terbuka terjadinya lowongan pekerjaan yang disebabkan oleh berbagai sebab. Lowongan tersebut harus segera diisi agar tidak menganggu jalannya organisasi atau perusahaan. Salah satu cara untuk mengisi lowongan pekerjaan tersebut adalah melalui rekrutmen (Siagian, 2012: 101-103). Berdasarkan pada perencanaan SDM oleh para manager tentang analisis pekerjaan, maka para pencari kerja akan memiliki gambaran yang harus dipenuhi oleh calon tenaga kerja baru.

Sebelum proses rekrutmen dilakukan,  beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah : Pertama, faktor organisasi. Kebijakan-kebijakan yang berpengaruh terhadap rekrutmen adalah : (1) kebijakan promosi dari dalam. Misalnya setiap lowongan pekerjaan yang kosong harus diisi oleh karyawan yang sudah ada; (2) Kebijakan tentang imbalan. Selain gaji utama, karyawan juga diberikan imbalan atas waktu, tenaga, keahlian/keterampilan serta jasa-jasa lain kepada perusahaan. Kebijakan ini juga terkait dengan : (a)  kepentingan para  anggota organisasi yang tercermin pada nota kesepakatan antara serikat pekerja dengan manajemen; (b) kemampuan organisasi memberi imbalan pada tingkat tertentu; (c) keharusan mentaati peraturan perundang-undangan; (d) pertimbangan lokasi; (3) kebijakan tentang status kepegawaian, yaitu apakah pegawai akan bekerja penuh atau paruh waktu; (4) Rencana Sumber Daya Manusia. Rencana SDM ini memberi petunjuk  tentang lowongan yang tersedia diisi melalui rekrutmen tenaga kerja. Kedua, Kebiasaan pencari tenaga kerja. Pada Unit yang mengelola SDM biasanya terdapat kelompok pegawai yang tugasnya adalah melakukan rekrutmen. Mereka ini adalah spesialis yang menangani segi proses rekrutmen. Ketiga, kondisi eksternal (lingkungan) seperti : (1) tingkat pengangguran; (2) kedudukan organisasi pencari tenaga kerja; (3) Langka tidaknya keahlian keterampilan tertentu; (4) proyeksi angkatan kerja pada umumnya; (5) Peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan; (6) praktek rekrutmen oleh organisasi-organisasi lain dan (7) tuntutan yang nantinya akan dikerjakan oleh para pekerja (Siagian, 2012: 104-111).

Sumber rekrutmen: (1) Pelamar langsung, applications at the gate artinya para pekerja sendiri yang datang langsung ke organisasi untuk melamar pekerjaan; (2) Lamaran tertulis yang dikirim oleh pelamar malalui jasa POS atau titipan kilat; (3) Lamaran berdasarkan informasi orang dalam, informasi yang diinginkan meliputi (a) sifat pekerjaan yang harus dilakukan; (b) persyaratan pendidikan dan pelatihan; (c) pengalaman kerja; (d) imbalan yang diberikan; (e) status dalam hierarki organisasi; (4) Iklan diberbagai media seperti: (a) media cetak; (b) majalah; (c) selebaran; (d) Radio, Televisi dll; (4) Instansi Pemerintah yang mengurus jasa ketenagakerjaan seperti departemen/dinas tenaga kerja; (5) Perusahaan penempatan Tenaga Kerja, keuntungannya: (a) perusahaan seperti ini bermotifkan mencari laba sehingga karyawan akan memberikan pelayanan yang terbaik, dan (b) perusahaan akan mencari pelamar yang memenuhi persyaratan; (6) Perusahaan pencari tenaga kerja profesional, perusahaan ini mengkhususkan mencari tenaga kerja yang profesional misalnya tenaga kerja eksekutif atau tenaga profesional yang memiliki keahlian khusus; (7) Lembaga pendidikan, khususnya lembaga-lembaga pendidikan kejuruan; (8) Organisasi profesi,  seperti ahli hukum, ahli teknik, ahli ekonomi dll yang memberikan informasi kepada anggotanya; (9) Serikat pekerja, biasanya mereka memiliki daftar pencari pekerjaan; (10) Balai latihan kerja milik pemerintah, yang memang salah satu programnya adalah menyiapkan calon-calon tenaga kerja.

Formulir yang dibutuhkan untuk lamaran pekerjaan adalah : (1) data pribadi; (2) Status pelamar; (3) Keahlian dan keterampilan; (4) Riwayat pengalaman; (5) Latar belakang kemiliteran; (6) Piagam penghargaan; (7) Kegemaran/hobi dan (8) referensi (Siagian, 2012: 126).

Tahapan selanjutnya pada kegiatan pengadaan adalah : (1) melaksanakan tes yang dibagi menjadi : (a) tes wawancara yang terkait dengan pengetahuan pelamar dan upah yang diinginkan; (b) tes tulisan ditujukan untuk mengetahui pengetahuan formal  dan bidang yang diminatinya; (c) tes kompetensi untuk mengetahu kompetensi/keahlian untuk melakukan suatu pekerjaan pelamar, keterampilan ini dibuktikan dengan pengakuan sertifikat kompetensi keahlian dari Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP); (2) Psychological test sangat dibutuhkan untuk jabatan dan spesialis tertentu, karena itu tes ini sangat dibutuhkan karena tes ini dapat menilai kepribadian dan kesesuaian terhadap bidang kerjanya;  (3) Penilaian akhir dan (4) masa percobaan. Kegiatan ini diperlukan untuk memberikan keyakinan bagi manajemen atas kesesuaian tuntutan pekerjaan yang dibutuhan dari seorang pekerja.

Keseluruhan tahapan pangadaan SDM, menurut Edison, Emron (2010: 64) disajikan dalam bagan berikut :

Kesimpulan :

            Sumber daya manusia (SDM) pada suatu organisasi/perusahaan sangat berpengaruh dalam peningkatan produktivitas. Dipekerjakaannya SDM yang memiliki kompetensi berarti akan dapat menghemat pengeluaran, dalam arti hasil kerja dari SDM berbanding lurus atau seimbang dengan biaya yang dikeluarkan.

            Mengingat begitu pentingnya keberadaan SDM ini, maka perlu pengelolaan yang baik mulai dari pembuatan perencanaan melalui analisis pekerjaan /jabatan dalam sebuah organisasi / perusahaan dalam rangka pembuatan pedoman pelaksanaan pengadaan / rekrutmen SDM sehingga SDM yang terpilih dapat menempati posisi pekerjaan yang dibutuhkan organisasi / perusahaan yang pada akhirnya akan dapat meningkatkan kemajuan bagi organisasi / perusahaan.

Daftar Pustaka

Edison, Emron. 2010. Pengembangan Sumber Daya Manusia. Bandung: Alfabeta

Gomes, Faustino Cardosa. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Penerbit Anda

Ivancevich, John M., & Robert Konopaske. 2013. Human Resource Management, Twelfth Edition.  Singapore; McGraw-Hill Companies, Inc

Jackson, Schuler & Werner. 2010. Pengelolaan Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat

Notoatmodjoyo, Soekidjo. 2009. Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jakarta; Rineka Cipta

Noe, Raymond A., John R. Hollenbeck Barry Gerhart,and Patrck M. Wright. 2012. Human Resource Management: Gainning a Competitive Advantage. Britain; The McGraw-Hill Companies, Inc

Siagian, Sondang P., 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara

Suwatno dan Donni Juni Priamsa. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi Publik dan Bisnis. Bandung: Alfabeta

Wibawa, Basuki. 2012. Pendidikan Teknologi dan Kejuruan, Manajemen dan Implementasinya di Era Otonomi. Surabaya: Kertajaya Duta Media

www.kbbi.web.id

www.kemenperin.go.